IVR-röstgenerator för röstmeddelanden i telefonsystem

Så skriver du IVR-menyprompter

Nämn alternativet först och knappen sedan: ”För försäljning, tryck 1. För support, tryck 2.” Uppringare lyssnar efter det de behöver, så när de hör alternativet före siffran slipper de komma ihåg knappar som de inte bryr sig om.

Lägg de mest efterfrågade alternativen överst, håll varje meny till ett fåtal val och erbjud alltid ett sätt att upprepa menyn eller nå en person.

Automatisk växel och väntemeddelanden

En hälsning från den automatiska växeln talar om för uppringare att de har kommit rätt och vad som händer härnäst: ”Tack för att du ringer [företagsnamn]. Om du känner till din anknytning kan du slå den när som helst.”

Väntemeddelanden spelas upp medan folk väntar, så gör dem användbara: dina öppettider, din webbplats eller hur man gör vanliga saker på nätet. Skriv flera korta meddelanden i stället för ett långt, så att du kan rotera dem och uppringare inte hör samma rad om och om igen.

Behåll samma röst i alla prompter

Uppringare märker när rösten byter mellan hälsningen och menyn. Välj en röst och skriv ner vilken röst och vilket språk du använde, så att prompter du lägger till om månader matchar dem som redan finns i ditt system.

Filformat och ditt telefonsystem

Voices AI ger dig en MP3 för varje prompt. Telefonsystem skiljer sig åt i vad de accepterar, och vissa vill ha ett annat format som WAV, så kontrollera din leverantörs krav och konvertera filen vid behov.

Döp varje fil efter sin prompt, till exempel huvudmeny eller efter-kontorstid, innan du laddar upp den. Nästa gång en prompt ändras vet du exakt vilken fil du ska ersätta.