AI สร้างเสียง IVR สำหรับเสียงพรอมต์ระบบโทรศัพท์

วิธีเขียนพรอมต์เมนู IVR

พูดชื่อตัวเลือกก่อน แล้วค่อยบอกปุ่ม: “สำหรับฝ่ายขาย กด 1 สำหรับฝ่ายช่วยเหลือ กด 2” ผู้โทรฟังหาสิ่งที่ต้องการ การได้ยินตัวเลือกก่อนหมายเลขจึงช่วยให้ไม่ต้องจำปุ่มที่ไม่ต้องการ

ใส่ตัวเลือกที่ถูกเรียกใช้บ่อยที่สุดไว้ด้านบน จำกัดแต่ละเมนูไว้ไม่กี่ตัวเลือก และให้มีทางเลือกเสมอสำหรับฟังเมนูซ้ำหรือติดต่อเจ้าหน้าที่

ข้อความต้อนรับของระบบรับสายอัตโนมัติและข้อความรอสาย

ข้อความต้อนรับของระบบรับสายอัตโนมัติบอกผู้โทรว่าพวกเขาโทรมาถูกที่แล้ว และขั้นตอนต่อไปคืออะไร เช่น “ขอบคุณที่โทรมาหา [ชื่อบริษัท] หากคุณทราบหมายเลขต่อของบุคคลที่ต้องการ สามารถกดหมายเลขต่อได้ตลอดเวลา”

ข้อความรอสายจะเล่นระหว่างที่ผู้โทรรอ จึงควรให้มีประโยชน์ เช่น เวลาทำการ เว็บไซต์ หรือวิธีทำงานพื้นฐานทางออนไลน์ เขียนข้อความสั้น ๆ หลายข้อความแทนข้อความยาวข้อเดียว เพื่อสลับเล่นได้ และผู้โทรจะไม่ต้องฟังประโยคเดิมซ้ำ ๆ

ใช้เสียงเดียวกันทุกพรอมต์

ผู้โทรจะสังเกตได้เมื่อเสียงเปลี่ยนระหว่างข้อความต้อนรับกับเมนู เลือกเสียงเดียวและจดไว้ว่าใช้เสียงและภาษาอะไร เพื่อให้พรอมต์ที่เพิ่มในอีกหลายเดือนข้างหน้าเข้ากับพรอมต์ที่มีอยู่ในระบบ

รูปแบบไฟล์และระบบโทรศัพท์

Voices AI ให้ไฟล์ MP3 สำหรับแต่ละพรอมต์ ระบบโทรศัพท์รองรับไม่เหมือนกัน และบางระบบต้องการรูปแบบอื่นอย่าง WAV จึงควรตรวจสอบข้อกำหนดของผู้ให้บริการ และแปลงไฟล์หากจำเป็น

ตั้งชื่อไฟล์แต่ละไฟล์ตามพรอมต์ เช่น main-menu หรือ after-hours ก่อนอัปโหลด เมื่อพรอมต์เปลี่ยนในครั้งต่อไป คุณจะรู้ทันทีว่าต้องแทนที่ไฟล์ไหน