Tạo giọng IVR bằng AI cho lời nhắc hệ thống điện thoại

Cách viết lời nhắc menu IVR

Nêu tên lựa chọn trước, phím sau: “Để gặp bộ phận bán hàng, nhấn 1. Để gặp bộ phận hỗ trợ, nhấn 2.” Người gọi lắng nghe điều họ cần, nên nghe lựa chọn trước số phím sẽ giúp họ khỏi phải nhớ những phím họ không cần.

Đặt các lựa chọn được yêu cầu nhiều nhất lên đầu, giữ mỗi menu ở vài lựa chọn, và luôn có cách để nghe lại menu hoặc gặp người thật.

Lời chào tổng đài tự động và tin nhắn chờ máy

Lời chào tổng đài tự động cho người gọi biết họ đã đến đúng nơi và điều gì sẽ xảy ra tiếp theo: “Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên công ty]. Nếu bạn biết số máy lẻ của người cần gặp, bạn có thể bấm số đó bất cứ lúc nào.”

Tin nhắn chờ máy phát trong lúc người gọi đợi, nên hãy làm cho chúng hữu ích: giờ làm việc, địa chỉ website, hoặc cách thực hiện các việc thường gặp trực tuyến. Hãy viết nhiều tin ngắn thay vì một tin dài, để bạn có thể luân phiên và người gọi không phải nghe đi nghe lại cùng một câu.

Giữ mọi lời nhắc trong cùng một giọng

Người gọi sẽ nhận ra khi giọng thay đổi giữa lời chào và menu. Chọn một giọng, và ghi lại giọng cùng ngôn ngữ bạn đã dùng, để những lời nhắc bạn thêm vào nhiều tháng sau vẫn khớp với các lời nhắc đang có trong hệ thống.

Định dạng tệp và hệ thống điện thoại của bạn

Voices AI cung cấp một tệp MP3 cho mỗi lời nhắc. Các hệ thống điện thoại chấp nhận định dạng khác nhau, và một số yêu cầu định dạng khác như WAV, nên hãy kiểm tra yêu cầu của nhà cung cấp và chuyển đổi tệp nếu cần.

Đặt tên mỗi tệp theo lời nhắc của nó, như main-menu hay after-hours, trước khi tải lên. Lần sau khi một lời nhắc thay đổi, bạn sẽ biết chính xác tệp nào cần thay.