IVR-stemgenerator voor telefoonmenu's

Zo schrijf je menuteksten voor een IVR

Noem eerst de keuze en daarna de toets: “Voor verkoop, druk op 1. Voor klantenservice, druk op 2.” Bellers luisteren naar wat ze nodig hebben. Horen ze de keuze voordat het nummer komt, dan hoeven ze geen toetsen te onthouden die ze niet nodig hebben.

Zet de meest gevraagde opties bovenaan, houd elk menu bij een handvol keuzes en bied altijd een manier om het menu te herhalen of een medewerker te bereiken.

Begroetingen van de receptie en wachtberichten

Een begroeting van de automatische receptie laat bellers weten dat ze op de juiste plek zijn en wat er daarna gebeurt: “Bedankt voor het bellen naar [bedrijfsnaam]. Als u het toestelnummer van de medewerker weet, kunt u dat op elk moment intoetsen.”

Wachtberichten spelen af terwijl mensen wachten, dus maak ze nuttig: je openingstijden, je website of hoe ze veelvoorkomende zaken online kunnen regelen. Schrijf meerdere korte berichten in plaats van één lang, zodat je ze kunt laten wisselen en bellers niet steeds dezelfde zin horen.

Houd elke opname in dezelfde stem

Bellers merken het als de stem verandert tussen de begroeting en het menu. Kies één stem en noteer welke stem en taal je hebt gebruikt, zodat opnames die je maanden later toevoegt bij de bestaande passen.

Bestandsformaten en je telefooncentrale

Voices AI geeft je voor elke opname een MP3. Telefooncentrales verschillen in wat ze accepteren, en sommige vragen om een ander formaat, zoals WAV. Controleer dus de eisen van je leverancier en converteer het bestand indien nodig.

Geef elk bestand de naam van zijn opname, zoals hoofdmenu of buiten-kantooruren, voordat je uploadt. Verandert een opname de volgende keer, dan weet je precies welk bestand je moet vervangen.