電話システムの音声案内を作るIVRボイスジェネレーター

IVRメニューの案内文の書き方

先に選択肢の内容を言い、そのあとにキー番号を伝えましょう。例：「営業は1を、サポートは2を押してください。」発信者は必要な内容を聞き取るので、番号を覚える前に選択肢を聞けば、使わない番号を覚えずに済みます。

よく使われる選択肢を一番上に置き、ひとつのメニューの選択肢は数個にとどめましょう。また、メニューを繰り返す方法や、担当者につなぐ方法を必ず用意してください。

自動応答の挨拶と保留中のメッセージ

自動応答の挨拶は、発信者が正しい窓口につながったことと、次に何が起きるかを伝えます。例：「[会社名]へおかけいただきありがとうございます。内線番号がおわかりの場合は、いつでもそのまま押してください。」

保留中のメッセージは待ち時間に流れるので、役立つ内容にしましょう。営業時間、ウェブサイト、よくある手続きのオンラインでのやり方などです。長い文を一つ作るより、短いメッセージを複数用意して順番に流すと、同じ一文ばかり聞かせずに済みます。

すべての案内を同じボイスで

挨拶からメニューへ声が変わると、発信者はすぐ気づきます。ボイスをひとつに決め、使ったボイスと言語を書き留めておきましょう。数か月後に追加する案内も、既存の案内と揃えられます。

ファイル形式と電話システム

Voices AIは案内ごとにMP3を出力します。電話システムによって受け付ける形式は異なり、WAVなど別の形式を求める場合もあるので、提供会社の要件を確認し、必要であれば変換してください。

アップロードする前に、各ファイルを「main-menu」や「after-hours」のように、案内の名前で保存しておきましょう。次に案内を変えるとき、どのファイルを差し替えればいいかすぐわかります。